事業(yè)單位文秘專業(yè)知識(shí)—秘書(shū)工作的特征與規(guī)律
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一、秘書(shū)工作的特征
(一)秘書(shū)工作的本質(zhì)特征
秘書(shū)工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書(shū)工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者,并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此,綜合輔助性服務(wù)是秘書(shū)工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為:(1)所有秘書(shū)工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里,其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問(wèn)題,并提出各種解決問(wèn)題的方案,但是只有發(fā)言權(quán)而無(wú)表決權(quán),更無(wú)決定權(quán)。(3)秘書(shū)人員在處理任何問(wèn)題時(shí),一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理,不能超越職權(quán)范圍自作主張。
(二)秘書(shū)工作的一般特征
秘書(shū)工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外,還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn),這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類秘書(shū)工作所共有的特征,具體體現(xiàn)為:(1)政治性。由于我國(guó)的秘書(shū)工作是為人民政權(quán)服務(wù)的,與黨和國(guó)家的根本利益密切相關(guān),因此,秘書(shū)工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。(2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn):一是秘書(shū)的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來(lái)安排;二是凡是無(wú)法分解到具體部門的工作都由秘書(shū)工作來(lái)承擔(dān)。(3)綜合性。這是由于秘書(shū)部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。(4)事務(wù)性。這是由秘書(shū)部門所處理的工作內(nèi)容來(lái)決定的。(5)靈活性。這是因?yàn)槊貢?shū)工作經(jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況,要求秘書(shū)能夠具備很強(qiáng)的變通能力,從而靈活處理問(wèn)題。
二、秘書(shū)工作的規(guī)律
(一)秘書(shū)工作的基本規(guī)律
1.領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書(shū)工作存在的客觀基礎(chǔ)
秘書(shū)人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求之間,本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位,而秘書(shū)人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此,領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書(shū)人員的“供給”,即秘書(shū)工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。
2.秘書(shū)工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開(kāi)展的必要條件
由于領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內(nèi)的,主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的過(guò)程中,需要秘書(shū)人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著新時(shí)期的發(fā)展,領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問(wèn)題漸趨復(fù)雜化,因此,秘書(shū)人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開(kāi)展的必要條件。
3.滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書(shū)工作的根本動(dòng)力
設(shè)立秘書(shū)部門是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的客觀需求。隨著這種需求的日漸強(qiáng)化,將會(huì)對(duì)秘書(shū)部門的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求,這必然推動(dòng)秘書(shū)工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所以,滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進(jìn)秘書(shū)工作的根本動(dòng)力。
4.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書(shū)工作水平的主要標(biāo)志
領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒(méi)有,只有更好”。而從秘書(shū)工作的價(jià)值角度來(lái)看,一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)人員提供服務(wù)的滿意程度越高,領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效越明顯,秘書(shū)工作的價(jià)值就越大。因此,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書(shū)工作水平的主要標(biāo)志。
秘書(shū)人員要深刻認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作的普遍規(guī)律,正視秘書(shū)工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾,明確秘書(shū)工作的重要價(jià)值,更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù)。
(二)秘書(shū)工作的具體規(guī)律
秘書(shū)工作具體規(guī)律實(shí)質(zhì)上是秘書(shū)工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn),其主要體現(xiàn)為下述三點(diǎn):
1.秘書(shū)參謀活動(dòng)的規(guī)律
所謂秘書(shū)的參謀活動(dòng)是指以出謀獻(xiàn)策為手段,以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書(shū)部門在行使參謀職能時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識(shí):(1)將秘書(shū)參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書(shū)參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。(3)秘書(shū)參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。(4)秘書(shū)參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。
2.辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律
辦公室作為秘書(shū)工作的主要場(chǎng)所,處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面,又有隨機(jī)性、靈活性的一面。在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中,應(yīng)注意以下規(guī)律: (1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識(shí)。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍,塑造健康的辦公室文化,增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書(shū)寫作活動(dòng)的規(guī)律
寫作作為秘書(shū)人員的一項(xiàng)經(jīng)常性工作,體現(xiàn)了秘書(shū)人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書(shū)寫作實(shí)踐中,經(jīng)過(guò)人們逐漸總結(jié)和摸索,形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí): (1)秘書(shū)人員的知識(shí)、能力、素質(zhì)水平,要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。(2)秘書(shū)人員的思想觀點(diǎn),要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。(3)秘書(shū)寫作的內(nèi)容,要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。(4)秘書(shū)起草文稿的風(fēng)格,要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào)。(5)秘書(shū)起草文稿的表達(dá),要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。
秘書(shū)的寫作行為和文稿質(zhì)量,必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿,對(duì)于推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)工作,實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用。
此外,在秘書(shū)調(diào)研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書(shū)專項(xiàng)活動(dòng)中,均包含著各自的規(guī)律性。秘書(shū)人員要透過(guò)紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容,摸索和掌握秘書(shū)工作的內(nèi)在規(guī)律,并自覺(jué)用于指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)。
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(責(zé)任編輯:李明)
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